Style komunikacji

29.01.201200:00

Obserwując zachowania ludzi możemy zauważyć, że są ludzie, których motywują głównie zadania, a więc: co jest do zrobienia? Są też ludzie, których motywują relacje, interakcja z innymi ludźmi, ich głównym pytaniem jest: co się dzieje?


Aby dobrze zilustrować zasadniczą różnicę w motywacjach obu tych typach, wyobraźmy sobie drużynę kilkunastu komandosów pod wodzą dowódcy, wysłanych na misję do zrealizowania trudnego zadania. Gdy sytuacja staje się bardzo ryzykowna i niebezpieczna, dowódca, który będzie skrajnie motywowany przez zadania, poświęci swoich ludzi, aby zrealizować zadanie. Jeżeli natomiast dowódca byłby silnie motywowany przez relacje, to poświęci zadanie dla uratowania swoich ludzi.

W życiu codziennym nie mamy do czynienia z tak skrajnymi wyzwaniami, natomiast możemy zaobserwować ludzi, którzy w swojej pracy myślą kategoriami zadań: co jest do zrobienia? - i swoją aktywność podporządkowują wykonaniu tych zadań. Często zadania te są im dawane przez przyjaciół, przez rodzinę, przez przełożonych, przez kolegów.  W sytuacji, gdy nie ma takich zadań dawanych z zewnątrz, ludzie ci sami będą stawiali sobie zadania, gdyż tylko wtedy - w realizacji zadań - odnajdują sens swojej aktywności.

Ludzie zorientowani na relacje funkcjonują na innej zasadzie. Ich główną motywacją jest doświadczanie interakcji z innymi ludźmi. Nie jest istotne, co z tego wynika. Nie jest ważne czy chodzi o konkretne rezultaty, wykonanie pewnych zadań, czy zmierzanie do celu - dla nich ważna jest interakcja z drugą osobą. Ważna jest relacja, która się dzięki temu tworzy oraz atmosfera, odczucia, uczucia, klimat i obcowanie z innymi. Rozmowa -  interakcja - jest tym, co stanowi dla nich spełnienie. Ludzie ci organizują swoją aktywność od kontaktu do kontaktu, a nie od zadania do zadania.

Ilustruje to na rysunku oś pozioma, gdzie po prawej stronie osi napisałem „relacje” a po lewej stronie osi napisałem ”zadania”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jest jeszcze jedna perspektywa różniąca i polaryzująca ludzi, którą warto zauważyć. Jest to kwestia tego skąd czerpiemy energię. Wyobraźmy sobie sytuacje, gdy osoba jest skrajnie wyczerpana, odczuwa wyraźny spadek energetyczny i jej organizm, jej psychika potrzebuje doładowania energetycznego. Są ludzie, którzy w takiej sytuacji wyjdą do innych ludzi, wejdą w tłum, aby odbudować swój potencjał energetyczny. Dla nich musi się coś dziać, może być wręcz hałaśliwie, tłumnie - wtedy „ładują akumulatory” i odbudowują swoje zasoby energetyczne. Możemy powiedzieć o tych ludziach, że oni czerpią energię z zewnątrz.

Na drugim krańcu skali są ludzie, którzy w sytuacji skrajnego wyczerpania, spadku energii będą szukali przyjaznego miejsca i spokojnego kąta. Ludzie ci lubią być sami z sobą, ewentualnie z kimś, kogo obdarzają zaufaniem i lubią - czyli z kimś, z kim się dobrze czują. Ten typ, aby odzyskać energię, potrzebuje pomyśleć, pobyć  z sobą, stworzyć sobie warunki, w których otoczenie zewnętrzne w żaden sposób nie wywiera na nich jakiejkolwiek presji. O tych ludziach możemy powiedzieć, że czerpią energię z wewnątrz.

Jest ciekawe, że ludzie czerpiący energię z zewnątrz - aby dobrze zrozumieć to, o czym myślą - najczęściej potrzebują porozmawiać o tym z inną osobą. Często wystarczy, że powiedzą to komuś. Osoby czerpiące energię z wewnątrz na ogół preferują rozmowę w myślach z samym sobą. Wtedy uzyskują większy stopień zrozumienia, klaryfikacji czy też poznania natury rzeczy.

Ilustruje to na rysunku oś pionowa, gdzie u góry napisałem „na zewnątrz” a na dole „do wewnątrz”. Zwróćmy uwagę, że tak ułożone względem siebie, przecinające się dwie osie tworzą cztery pola, ponumerowane od 1 do 4.

Pierwsze pole to ludzie, którzy motywowani są przez realizacje zadań i czerpiący energię z zewnątrz. Tych ludzi charakteryzuje styl komunikacji nazwany stylem kierującym. Obok nich, po prawej stronie są ludzie, którzy co prawda też czerpią energię z zewnątrz, ale są motywowani przez interakcje z innymi ludźmi, są zorientowani na relacje. Ci ludzie komunikują się używając stylu prezentującego. Poniżej mamy dosyć radykalną zmianę, ludzie z trzeciego obszaru są motywowani i zorientowani na relację, ale czerpią energię z wewnątrz - ten styl komunikacji nazywa się stylem mediacyjnym. Czwarty styl, w którym osoby czerpią energię z wewnątrz i są zorientowane na realizację zadań nazywa się stylem strategicznym.

 

Każdy z czterech wymienionych stylów komunikacji ma swoje specyficzne cechy charakterystyczne.

Styl kierujący

to ludzie energiczni i przedsiębiorczy. Jasno kreują i komunikują wizje, lubią widzieć sprawy od ogółu do szczegółu i jasno stawiają cele i zadania. Mówią szybko, bezpośrednio, a jednocześnie mają trudności w usłyszeniu drugiego człowieka. Ten typ ma trudności w słuchaniu, często nie zauważa uczuć i odczuć innych ludzi, z którymi przychodzi mu pracować lub przebywać. Są to ludzie niecierpliwi, często przeświadczeni, że tylko oni potrafią realizować zadania w sposób właściwy - stąd ich tendencja do bycia „Zosią Samosią” w wielu sprawach. Stąd też ich trudności w efektywnym delegowaniu zadań. Są naturalnymi przywódcami w grupie - liderami, którzy dają napęd i energię zespołowi przez swoją aktywność, precyzję w określaniu celów, ogromny entuzjazm, zapał i energię.

Ludzie o stylu prezentującym

charakteryzują się potrzebą mówienia, są dosyć głośni w komunikacji i trudno przychodzi im słuchać. Bardzo lubią być „w świetle reflektorów”, być „na wizji”.  Mają w sobie mnóstwo optymizmu i naturalnej umiejętności otwierania nowych kontaktów i dzięki temu są w stanie zapoznać się z każdym. Należy pamiętać, żeszybko się nużą. Pobudza i motywuje ich zmiana, nowe wyzwania, nowe tematy, w szczególności nowe interakcje z ludźmi, natomiast doprowadzanie spraw do końca jest dla nich nudne i zabija ich energię. Ludzie ci nie lubią procesów i procedur.Są często bardzo kreatywni.  Bywają niesubordynowani i trudno się podporządkowują.

Ludzie komunikujący się w stylu mediacyjnym

to osoby obdarzone wysokim poziomem empatii, zwracające uwagę na dobro, w tym dobre samopoczucie innych. Dobre relacje i dobre warunki osób wokół nich są dla nich celem nadrzędnym. Są wrażliwe, bardzo niechętnie stają „w świetle reflektorów” i zdecydowanie wolą rozmowy „jeden do jeden”. Źle czują się „na scenie” w trakcie dużych prezentacji lub szumnych imprez. Są uwrażliwione na krzywdę, zło i wszelkie przejawy negatywnego działania na innych ludzi. Ich problemem w komunikacji może być trudność dawania konstruktywnego „feedback’u” i umiejętność zwracania uwagi na obszary wymagające poprawy. Mogą mieć trudności w egzekwowaniu terminów i właściwej ocenie realizacji zadań przez innych ludzi.

Styl strategiczny

w komunikacji charakteryzuje się zamiłowaniem do porządku, faktów, konkretów, procesów, procedur. Ludzie o tym stylu wspaniale potrafią zauważać wszelkiego rodzaju zagrożenia i ryzyka. Są bardzo dobrzy w starannym, drobiazgowym planowaniu i przewidywaniu, aczkolwiek zajmuje im to dużo czasu, gdyż mają tendencje do analizowania wielu wariantów i możliwości, znajdowania zagrożeń, ryzyk i w związku z tym mają trudności w efektywnym podejmowaniu decyzji. Osoby o tym stylu nigdy nie znoszą wszelkiego rodzaju rozczarowań, nie lubią też być zaskakiwani - nawet, jeśli zaskoczenie jest dla nich pozytywne. U ludzi o stylu strategicznym wszystko musi mieć swój porządek, określoną sekwencję, początek i koniec. Uważają, że ludzie powinni w swoich działaniach kierować się tylko logiką i racjonalnym myśleniem.

 

Przedstawione cztery style istotnie różnią się od siebie. Aby zobrazować problemy, jakie z tego mogą wynikac, wyobraźmy sobie sytuację, w której przełożony charakteryzuje się stylem strategicznym, natomiast jego podwładny stylem prezentacyjnym. Nasza wyobraźnia może od ręki podpowiedzieć nam szereg sytuacji, w których osoby te, pomimo, że mogą dążyć do tego samego celu i mieć mnóstwo dobrej woli, aby to zrealizować - w warstwie komunikacji będą miały ogromne problemy.

Przykładowo, szef o stylu strategicznym z całą pewnością nie toleruje niepunktualności - dla niego dotrzymywanie terminów i realizowanie zadań na czas jest sprawą o zasadniczym znaczeniu. Dla osoby o stylu prezentującym 15 minut czy pół godziny lub też 2 lub 3 dni opóźnienia, zależy od skali zagadnienia nie odgrywa specjalnie roli. Z dużą swobodą i wdziękiem spóźniają się na spotkania 15 minut uważając, że mieszczą się w „kwadransie akademickim”, albo też przychodzą 40 minut po rozpoczęciu spotkania z uśmiechem wyjaśniając, że były korki, autobus się spóźnił, taksówka nie przyjechała albo coś innego wydarzyło się. Nie mają jakiegokolwiek poczucia winy z tego powodu. Natomiast dla przełożonego o stylu strategicznym jest to sprawa pryncypiów i tego typu zachowania będzie odbierał jako brak szacunku i brak poszanowania podstawowych zasad funkcjonowania w zespole.

Ten przykład ilustruje jedną z wielu sytuacji konfliktowych, jakie mogą wystąpić tylko dlatego, że różnimy się stylem komunikacji. O tym jak sobie radzić w tego typu sytuacjach, jak budować efektywną komunikację pomimo różnic w stylach napiszę w jednym z kolejnych artykułów.