Co zjada moją motywację?

04.04.201200:00

Bohdan

Wiele razy, gdy rozmawiam o rzeczach ważnych dla mojego rozmówcy, spotykam się ze stwierdzeniem "No tak, to jest ważne, ale nie mam na to czasu." I często w głosie mówiącego słyszę rezygnację. O co chodzi?


Rozwiązaniem może być coaching priorytetów.

W styczniu 2012 roku rozmawiałem jako coach z dyrektorem operacyjnym dużej firmy zagranicznej działającej w Polsce i rozmawialiśmy o tym, jakie zadania są dla niego najważniejsze na początku bieżącego roku. Na pierwszym miejscu umieścił zmotywowanie podległym mu zespołów do zwiększonego wysiłku, gdyż mają bardzo wyśrubowane plany. Gdy zapytałem go ile czasu poświęcił na to zadanie, zakłopotany podrapał się po głowie i powiedział: „Wiesz? Tak właściwie, to nie miałem czasu.”

Jak to jest, że często wiemy, co mamy zrobić, a potem okazuje się, że nie mamy na to czasu?

Każdy dzień zawiera określoną, skończoną liczbę czasu, mierzoną tysiącami sekund. O tym, co robimy każdego dnia, decydujemy my sami. Są to albo nasze doraźne, bieżące decyzje albo decyzje wynikające z naszych wcześniejszych działań. Prawdą jest, że bardzo wiele czynników oddziałuje na nas i stara się wpłynąć na podejmowane przez nas nasze decyzje. Są to zarówno kwestie wynikające z naszych interakcji z otoczeniem, naszych zobowiązań, naszych pomysłów, czy też chwilowego nastroju oraz tak proste czynniki jak nasza fizjologia.

Przypomnijmy sobie dzień, który w naszym odczuciu był dniem bardzo dobrym. Czuliśmy, że to jest dzień pełen dobrej energii, silnie motywujący. Niezależnie od tego czy pracowaliśmy czy odpoczywaliśmy, wspominamy ten dzień bardzo pozytywnie i chętnie wracamy do niego myślami. Zastanówmy się teraz, co robiliśmy tego dnia i na ile były to zajęcia, które naprawdę chcieliśmy zrobić a na ile były to działania wymuszone przez uwarunkowania, otoczenie, sytuacje, itd.

Na ogół jest tak, że jeżeli zajmujemy się tym, czym naprawdę chcemy się zajmować, wtedy nasza pozytywna energia szybko rośnie i mamy silną motywację. Wtedy z dużym oddaniem, a wręcz z pasją oddajemy się takim działaniom. Fenomen polega na rozróżnieniu tego, co musimy zrobić w naszym własnym odczuciu i tego, co chcemy zrobić. Ten podział bardzo silnie determinuje nasze odczucie i stosunek do podejmowanych działań. Wszystko to, co musimy, ale nie koniecznie chcemy zrobić  - zabiera nam energię, jeżeli się tego podejmujemy. Wszystko to, co chcemy, w szczególności to, co bardzo chcemy zrobić - przysparza nam dobrej energii i zwiększa naszą motywacje oraz zadowolenie.

Najprościej jest rozróżniać swój stosunek do wykonywanych czynności zwracając uwagę jak o nich myślimy.

Jeśli myślimy: muszę przygotować raport, muszę wynieść śmieci, muszę zrobić zakupy, muszę pójść do pracy  - to są to stwierdzenia, które w naszej świadomości i w naszej psychice będą odbierane jako coś, co jest konieczne. Zachodzi pytanie czy wykonanie tych czynności da nam radość i poczucie szczęścia?

Ilekroć pomyślimy: ah, jak bardzo chciałbym/chciałabym … i tu pojawia się myśl o odpoczynku, leżeniu, czytaniu książki, pójściu na spacer, nic nie robieniu itp., to wtedy odczuwamy pragnienie i poczucie, że to dałoby nam zadowolenie.

Rozróżnienie naszego stosunku do podejmowanych działań w kategoriach MUSZĘ – CHCĘ pomoże nam znaleźć właściwą równowagę w wyborze tego czym zajmujemy się. Zasada jest tu bardzo prosta, jeżeli w ciągu tygodnia równowaga jest silnie zaburzona na rzecz czynności MUSZĘ to nasza dobra energia będzie eksploatowana i będziemy coraz mniej zmotywowani, coraz bardziej zmęczeni, a jeżeli ten okres będzie się coraz przedłużał, możemy wpaść w głęboką niechęć i frustrację.

Cóż w takim razie zrobić? Warto zastanowić się nad tymi rzeczami, które są przed nami i podzielić je na MUSZĘ i CHCĘ. Robiłem takie ćwiczenie z wieloma osobami, dla których byłem coachem i w większości przypadków lista MUSZĘ przerastała listę CHCĘ. Zauważyłem też ciekawą regułę: lista MUSZĘ obejmowała działania, które były realizowane, natomiast lista CHCĘ pozostawała w sferze marzeń, rozmyślań i nie była realizowana, gdyż nie było czasu.

Drugim kryterium, na które warto zwrócić uwagę to podział na WAŻNE i NIE WAŻNE. Na temat ustalania priorytetów napisano już wiele książek stąd też nie będę opisywał kolejnych teorii , a przedstawię bardzo proste kryterium, które pozwala odsiewać rzeczy ważne od rzeczy nie ważnych. Na wstępie trzeba zadać sobie pytanie: do czego dążę w swojej roli, np. partnera w małżeństwie, ojca dla moich dzieci, pracownika w firmie, koleżanki czy kolegi w kręgu przyjaciół i znajomych? Odpowiedź na to pytanie nie jest proste i trywialne, ale jeśli sobie na nie odpowiemy dostaniemy drogowskaz, który będzie pomagał nam oceniać wszelkie nasze działania względem kryterium WAŻNE, gdyż prowadzi mnie do celu lub NIE WAŻNE, gdyż nie przybliża mnie do realizacji celu.

Przykładem niech będzie rola dyrektora sprzedaży w dużej firmie. Otrzymuje on na początku roku zadanie dla swojego działu i zasadniczym celem, który powinien zrealizować to jest - używając slangu korporacyjnego - „dowiezienie” postawionego zadania w ciągu 12 miesięcy. Następnego dnia po otrzymaniu tego celu można usiąść i zastanowić się, co jest potrzebne, aby ten cel osiągnąć. Jakie działania, inicjatywy, decyzje będą wspierały realizację tego celu. Począwszy od tego dnia należy filtrować wszystkie zapytania, zadania, propozycje, pomysły i inicjatywy, jakie spływają poprzez setki maili codziennie, dziesiątki telefonów i propozycji rozmaitych spotkań, conference call, itd względem tego jednego celu i zadawać sobie w kółko pytanie: czy to działanie, do którego jestem zapraszany przybliża mnie do realizacji celu, jakim jest wykonanie planu sprzedażowego?

Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, to to działanie jest WAŻNE i warto się w nie angażować. Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, to warto poszukać sposobu, aby nie dać się zaangażować w to działanie.

Po kilkunastu latach pracy doradczej, szkoleniowej, coachingowej z wieloma firmami i wieloma menedżerami mogę stwierdzić,  iż najważniejszą i najtrudniejszą umiejętnością menedżera i myślę, że każdego człowieka w dzisiejszych czasach jest umiejętność mówienia  'NIE' dla rzeczy nie ważnych. I warto pamiętać, że "mówiąc 'NIE' mniej ważnym sprawom, mówimy 'TAK' bardziej ważnym sprawom".

Jeżeli połączymy kryteria: MUSZĘ i CHCĘ z kryteriami: WAŻNE i NIE WAŻNE uzyskamy czteropolową matrycę, która zawiera następujące pola: WAŻNE i CHCĘ, WAŻNE i MUSZĘ, NIE WAŻNE i CHCĘ, NIE WAŻNE i MUSZĘ. Jak sądzicie, który obszar stanowi największe zagrożenie dla czasu, jaki mamy dostępny? Co zjada nasz czas? Odpowiedzią jest obszar: NIE WAŻNE i CHCĘ. Mamy tendencję do tego, aby podświadomie akceptować działania, zadania, zaangażowanie, które będzie pochłaniać nasz czas dla rzeczy, które nie są ważne, ale np. sprawią nam przyjemność lub dadzą chwilę odpoczynku lub po prostu są łatwiejsze od innych i dlatego będą podświadomie atrakcyjne i wejdą w kategorię: CHCĘ.

 

Obszarem, który istotnie będzie zjadał naszą motywację jest natomiast obszar: WAŻNE i MUSZĘ. Podejmując zadania w tym obszarze będziemy eksploatować swoją energię, działać wbrew sobie, co będzie wpływało na obniżenie efektywności, zwiększone zmęczenie, frustrację i czym bardziej będziemy tutaj tracić energię, tym bardziej atrakcyjna będzie przestrzeń: NIE WAŻNE i CHCĘ, gdyż tam będziemy energię odzyskiwać.

Zarządzanie priorytetami w układzie MUSZĘ i CHCĘ, WAŻNE i NIE WAŻNE jest kluczowym elementem poszukiwania równowagi w decyzjach odnośnie tego na co będziemy przeznaczać czas i czym będziemy zajęci. Pamiętajmy o dwóch stwierdzeniach, których aktualność i prawdziwość potwierdził czas: „zawsze znajdziemy czas na zrobienie tego, czego naprawdę pragniemy” i „nie wystarczy być zajętym, zachodzi pytanie: czym jesteś zajęty?”.

Na czym więc polega coaching priorytetów? Myślenie i mówienie CHCĘ daje nam energię, myślenie i mówienie MUSZĘ zabiera nam energię. Robienie rzeczy WAŻNYCH przybliża nas do celu, poświęcanie czasu na robienie rzeczy NIE WAŻNYCH oddala nas od celu. Coach pomaga w rozróżnieniu tego, co coachowany CHCE i MUSI oraz tego co jest dla niego WAŻNE, a co jest NIE WAŻNE a następnie pomaga w podjęciu decyzji jak tym zarządzić i czym zajmować się. Wkrótce potem rośnie dobra energia i motywacja coachowanego. Coachowany wraca na "jasną stronę mocy".